Ein Agentur Pitch ist eine Einladung an eine Werbeagentur, sich über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu informieren. Daraus erstellt sie eine Präsentation für ein Marketingkonzept, um sich für einen Auftrag zu bemühen.

Es ist eine der am häufigsten gewählten Methoden, um die passende Agentur für einen Marketingauftrag auszuwählen. Mit der Präsentation stellt die Agentur ihre Fähigkeiten vor und versucht den Kunden für eine Zusammenarbeit zu gewinnen. Dies ist eine gute Gelegenheit für die Agentur, Kreativität sowie Erfahrung direkt vor Ort zu präsentieren. Damit stellt sie heraus, wie sie dem potenziellen Kunden helfen kann, seine Ziele zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit einer Full Service Agentur bringt das Unternehmen dort nach vorn, wo eigenes Know-how fehlt. Es lohnt sich besonders dann, wenn es um komplexe Aufgaben geht.

Neben der klassischen Ausschreibung ist ein Agentur Pitch ein guter Weg, die passende Agentur für das eigene Unternehmen zu finden. Nutzen Sie dieses Vorgehen auch, wenn Sie eine Agentur für Online Marketing  oder E-Mail Marketing suchen. Damit dies gelingt, sollte ein Agentur Pitch auf Ehrlichkeit, Offenheit und gegenseitigem Respekt basieren. Dies bereits während des Pitches, denn was nützt es, wenn es später zu Unstimmigkeiten kommt. Hier geht es um eine langfristige Partnerschaft zwischen Unternehmen und Agentur. Voraussetzung ist die gute Vorbereitung auf beiden Seiten, da dies die Grundlage der Zusammenarbeit darstellt.

Aus der Beschreibung Ihrer Ziele ergibt sich, welche Art von Agentur Sie einladen. Mit exakten Zielvorstellungen, hinter denen alle Abteilungen stehen, lassen sich präzise Briefings formulieren. In einem Pitch geht es darum, kreative Ideen zu entwickeln sowie eine langfristige Partnerschaft aufzubauen. Dabei erwarten wir, dass die Agenturen ihr Bestes geben, um die Marketingziele der Firma umzusetzen. Meist ist die Zeit knapp, da schnelle Ergebnisse hermüssen. Dass dies nicht gratis erfolgen kann, ist klar, denn die Agenturen gehen dabei in Vorleistung. Gute Ideen sollten etwas wert sein. Wir empfehlen Ihnen, den Pitch zu vergüten, dies trägt zur Bindung bei und drückt gegenseitige Wertschätzung aus. Fragen Sie nach, ob sich die Kosten später verrechnen lassen.

Bereiten Sie sich gut auf den Pitch vor, am besten mit dem gesamten Team. Für ein Briefing sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, da der Aufwand nicht zu unterschätzen ist. Je professioneller der Ablauf, desto besser ist das Pitch-Ergebnis. Zu Beginn müssen Sie die Anforderungen an die ausgewählten Agenturen genau definieren. Es geht darum, den Leistungsumfang des Projekts sowie die Erwartungen an die Agentur genau festzulegen. Hieran sollten alle Entscheider im Unternehmen beteiligt sein. Geben Sie dabei auch Hintergrundinformationen, da die Agentur das Unternehmen noch nicht kennt.

Diese Bestandteile gehören in ein gutes Briefing:

• Eine klar formulierte Aufgabenstellung mit allen erforderlichen Hintergrundinformationen zum Unternehmen und der aktuellen Situation. Dazu gehören die Wettbewerbssituation sowie Ziele der Firma.
• Erwartungen und Anforderungen: Welche Anforderungen hat das Unternehmen an die Agentur in Bezug auf Zeitrahmen, Budget und Erfahrung?
• Kann die Firma zusätzliche Materialien bereitstellen? Dazu gehören etwa Werbematerialien, Marktforschungsergebnisse oder Markenrichtlinien.
• Bereitstellen von Kontaktinformationen. Dies sind Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern innerhalb des Unternehmens, die für die Zusammenarbeit mit der Agentur verantwortlich sind.

Alle Beteiligten sollten an einem Tisch zusammenkommen. Jeder Mitarbeiter, jede Abteilung muss Gelegenheit haben, Input zu liefern. Wichtig hierbei ist auch die IT, um alle erforderlichen Schnittstellen zu berücksichtigen. Oft sind es Kleinigkeiten, die nicht auf Anhieb funktionieren. Der Bereich IT ist hier besonders sensibel, da kaum ein Projekt ohne IT-Komponente auskommt. In diesen Meetings hat jeder die Gelegenheit, seine Meinung auszusprechen. Missverständnisse und Befindlichkeiten lassen sich auf diese Weise aus dem Weg räumen. Legen Sie die verantwortlichen Personen fest und benennen Sie Ansprechpartner für die Agentur. Rückfragen sollten Sie immer zeitnah beantworten. Dazu gehört die Erreichbarkeit auf allen Kanälen sowie der Austausch über E-Mail. Besuchen Sie die Agentur und machen Sie sich ein Bild vor Ort. Das baut Vertrauen auf und gibt erste Anhaltspunkte über die Arbeitsweise des Dienstleisters.

Was darf Ihre Kampagne kosten? Geben Sie der Agentur einen genauen Rahmen vor, damit diese ihr Briefing darauf ausrichten kann. Klären Sie vorab, was mit dem verfügbaren Budget zu erreichen ist. Formulieren Sie alles möglichst genau, denn damit stellen Sie die Ernsthaftigkeit Ihres Projekts heraus. Sind mehrere Agenturen an dem Briefing beteiligt, müssen die Vorgaben vergleichbar sein. Nur so können Sie sich für die passende Werbeagentur entscheiden.

Viele Firmen wünschen sich eine schnelle Umsetzung ihres Projekts und möchten sich nicht in bürokratische Details verlieren. Diese sind jedoch für einen reibungslosen Ablauf essenziell. Daher vergehen zwischen Briefing und Projektstart schon mal zwei Monate. Doch dann sind alle Hindernisse aus dem Weg geräumt und wichtige Fragen geklärt. Die Marketing- und Kommunikationsziele müssen Sie gründlich beschreiben, damit alle verstehen, wohin die Reise gehen soll. Holen Sie sich ausreichend Feedback von allen Seiten, auch von Mitarbeitern, die nicht direkt in der Projektgruppe arbeiten.

Checkliste für das optimale Briefing:

• Welche Aufgabenstellung ist gegeben?
• Beschreibung der Ist-Situation
• Sind die Projektziele konkret und messbar?
• Welche Zielgruppe soll das Unternehmen ansprechen?
• Technische Voraussetzungen, Schnittstellen, IT-Systeme
• Ein festgelegter Zeitrahmen
• Hintergrundinformationen zum Unternehmen

Da Sie Ihre internen Daten mit einem anderen Unternehmen austauschen, ist es sinnvoll, eine Verschwiegenheitserklärung (NDA) zu unterschreiben. Wenn möglich, stellen Sie die Daten auf einem internen Server oder über gesicherte Datenverbindungen zur Verfügung. Bedenken Sie auch die datenschutzrechtlichen Vorschriften, da die Marketing Agentur vor einer unberechtigten Übernahme ihrer Leistungen geschützt ist. Möchten Sie einzelne Komponenten übernehmen, sollte die Agentur einverstanden sein. Dazu gehören Fotos, Filme, Musik sowie Slogans. Nicht geschützt sind reine Ideen, die noch keine Gestalt erlangt haben. In einer Präsentationsvereinbarung können einzelne Details festgelegt sein. Sind Sie sich nicht sicher, wie Sie verfahren sollen, kann Ihnen ein Rechtsanwalt Auskunft geben.

Schon während der Entwicklung eines Briefings können Sie nach der passenden Agentur suchen. Dies kann über Empfehlungen, Google oder soziale Netzwerke wie LinkedIn oder Xing erfolgen. Im Internet gibt es spezielle Agenturverzeichnisse, in denen Sie den für Sie passenden Partner finden.  Hier sollten Sie feststellen, ob die Agentur wirklich ein Interesse hat, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Dies stellen Sie beim sogenannten Rebriefing fest, in dem Sie sich mit dem zuständigen Projektberater der Agentur auseinandersetzen. Sind Sie auf einer Wellenlänge, steht einer Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Das Wichtigste bei einem Pitch ist der faire Umgang miteinander. Nur dann können Sie das meiste aus der Zusammenarbeit herausziehen. Alles steigt und fällt mit dem Briefing, welches gut vorbereitet sein muss. So können die Agenturen ihre Vorschläge vergleichbar präsentieren. Passt es nicht, dann kommunizieren Sie es fair, denn vielleicht passt es bei einem anderen Projekt besser. Auch die Werbeagentur freut sich über ein Feedback, denn dann kann sie ihre Präsentationsabläufe optimieren. Der offene Dialog zwischen den Unternehmen kann vieles erleichtern.  Als Full Service Agentur bieten wir Ihnen umfassende Lösungen für Ihre Online Marketing Strategien. Gerne können Sie uns für eine kostenlose Erstberatung kontaktieren.